Privacybeleid
Privacybeleid Sentire
Sentire hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy wordt heldere en transparante informatie gegeven over hoe omgegaan wordt met persoonsgegevens.
PRIVACYVERKLARING Sentire, Praktijk voor Haptotherapie Tilburg
Met een privacyverklaring informeer ik de cliënt welke gegevens ik van hem / haar vastleg en wat ik met deze gegevens doe. Door de AVG is het verplicht om, per 25 mei 2018 een dergelijke privacyverklaring te hebben en cliënten hierover te informeren. De privacyverklaring staat op de website en ligt ter inzage in de wachtkamer van Sentire.
UW PRIVACY
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk en is het ook mijn wettelijke plicht (WGBO) om van cliënten een dossier aan te leggen. Dit dossier bevat aantekeningen over de (fysieke en/of psychische) gezondheidssituatie en gegevens over de behandelingen, daarnaast gegevens die ik, na expliciete toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener, bijvoorbeeld bij de huisarts.
Een cliënt mag van mij verwachten dat ik zorgvuldig omga met persoonlijke en medische gegevens en ervoor zorg draag dat onbevoegden geen toegang hebben tot gegevens van cliënten . Als behandelend therapeut heb ik als enige toegang tot de gegevens in een dossier.
Ik heb een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).
De gegevens uit een dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:
- Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met expliciete toestemming van de cliënt.
- Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid.
- Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.
- Rechten omtrent gegevens
Een cliënt heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die ter beschikking zijn gesteld. Tevens kan een cliënt bezwaar maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft u als cliënt het recht om de door u verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij over te dragen. Als u toestemming hebt gegeven om uw gegevens te verwerken, dan hebt u het recht om deze toestemming in te trekken.
1.1 Inzage. U hebt het recht op inzage in uw dossier, u kunt hierom vragen. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van Sentire.
1.2 Rectificatie. U hebt het recht om (onjuiste) gegevens aan te laten passen.
1.3 Verwijdering. U hebt het recht om te vragen om verwijdering van uw dossier. U dient dat schriftelijk of per mail aan te geven. Als u gebruik maakt van het recht om uw dossier te laten verwijderen, zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven i.v.m. de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als u vraagt om verwijdering, is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden, dat kan alleen met uw toestemming.
1.4 Bezwaar. Als u bezwaar hebt tegen een (deel van) de registratie kunt u dit aangeven, dan bespreken we wat een goede manier is om aan het bezwaar tegemoet te komen.
1.5 Overdragen. U hebt het recht aan te geven dat uw gegevens overgedragen moeten worden aan uzelf of aan een derde partij. Uw gegevens worden nooit op initiatief van Sentire aan derden verstrekt voor welk doeleinden dan ook, tenzij u hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent.
1.6 Toestemming intrekken. Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering). Dit heeft gevolgen voor de behandeling: die kan dan niet vervolgd worden.
- Gegevens registratie
Welke gegevens worden geregistreerd, waar en waarvoor?
De gegevens worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het kader van de behandeling. De volgende gegevens worden geregistreerd:
- Naam, adres, telefoonnummer en BSN nummer. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en t.b.v. de facturatie om te voldoen aan richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
- Geboortedatum en geboorteplaats. Ter identificatie en om de leeftijd te weten.
- Geslacht. Het is niet verplicht deze informatie te verstrekken.
- Mailadres. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken e.d. en de factuur te kunnen sturen.
- Huisarts en/of andere behandelaren. Als u ook andere behandelingen volgt is het belangrijk om dat bekend te maken. In sommige situaties kan het belangrijk zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychische en/of lichamelijke klachten/problemen.
- Behandelplan. Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
- Sessieverslagen. Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
- Afspraken, deze worden in het dossier bijgehouden.
- Gegevens over werk van een cliënt, is met name van belang als er sprake is van een arbeid gerelateerd traject en de factuur bijvoorbeeld naar de werkgever gaat, dan zijn er nl. contactgegevens van de werkgever nodig. Indien er overleg is met de werkgever over de voortgang van het traject zal ik hiervoor schriftelijk toestemming vragen. Het is niet verplicht informatie over de werkgever te verstrekken.
- Informatie aan derden wordt uitsluitend verstrekt met schriftelijke toestemming van de cliënt. Deze schriftelijke toestemming zal bewaard worden in zijn of haar dossier.
- De mailwisselingen over het maken van afspraken e.d. worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd. Mailwisselingen aangaande de behandeling inhoudelijk worden opgeslagen in het dossier.
- Site formulieren. U kunt zich via de site aanmelden voor een kennismakingsgesprek haptotherapie. Daarmee geef u uw naam en telefoonnummer en/of mailadres op. Als u na de kennismaking besluit om niet verder te gaan bij Sentire dan worden de gegevens vernietigd. Als er wel een vervolgafspraak wordt gemaakt, dan worden deze gegevens verwerkt in het dossier.
- Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?
Uitsluitend Rian Heijne is gemachtigd de gegevens die u verstrekt in te zien.
- Beveiliging van de gegevens
- Cliëntendossiers zijn beveiligd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord met dubbele verificatie.
- De administratie is beveiligd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord.
- Systeem back-ups zijn beschermd door een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord. Back-ups worden gemaakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
- De PC waarop gewerkt wordt is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord om überhaupt de PC te kunnen openen, daarnaast is er een wachtwoord en gebruikersnaam nodig om in de documenten te komen. Er is dus sprake van een dubbele verificatie.
- WhatsApp en telefonie. Soms worden afspraken via WhatsApp gemaakt, hier wordt geen inhoudelijke informatie over de behandeling uitgewisseld. Soms is er telefonisch contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat jouw (mobiele) nummer in mijn mobiele telefoon staat opgeslagen. De telefoon is beschermd met een inlogcode die alleen bij mij bekend is.
- Bewaartermijn
Tijdens de behandeling ben ik verplicht uw gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn.
Financiële administratie. Naar richtlijnen van de Belastingdienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
Dossiers: dossiers moeten 15 jaar bewaard worden, na het stoppen van de behandeling, tenzij u de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard (zie ook 1.3 verwijdering).
- Verwerkingspartners
Met verwerkingspartners zijn duidelijke afspraken gemaakt over de vertrouwelijkheid van de gegevens en dat deze nimmer gebruikt mogen worden voor eigen doeleinden of verstrekt mogen worden aan derden.
- Klachten
Indien u klachten heeft over de verwerking van de gegevens, laat dit dan direct weten, zodat gezocht kan worden naar een oplossing. U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
- Vragen
Indien u vragen heeft over het privacybeleid van Sentire neem dan contact op via de contact gegevens onder aan dit document, ik beantwoord uw vragen graag. Sentire is een éénvrouwszaak, wettelijk vertegenwoordigd door Rian Heijne.
Sentire Haptonomie I Rian Heijne I Marie Koenenlaan 27 I 5044 ND Tilburg I tel: 06 53587056
